Как совместить лаконизм с желанием сказать и показать многое? Представляем метод совмещения форматов — на примере презентации условного бизнес-плана. ...Вот уже который час Автора мучило творчество. Он пытался втиснуть в презентацию всю имеющуюся информацию. Автор понимал, что мало кто из зрителей разберется в изобилии цифр, графиков и текстов, но упрощать содержание еще страшнее — будет «несерьезно». Автор прав. Аудитория должна иметь доступ ко всей информации. Но Автор еще более прав в том, что избыток информации усложнит восприятие. Как быть? Для начала необходимо определиться с функциями презентации. Вот они: привлечь внимание, заинтересовать; продемонстрировать серьезное отношение к делу, профессионализм и увлеченность команды; дать самые важные ответы; спровоцировать нужные вопросы; дать комментарии к исчерпывающим источникам информации; придать проекту эмоциональную окраску. Как видите, презентация ссылается на некие исчерпывающие источники информации. Ссылается, но не показывает. Их, эти источники, необходимо представить в дополняющих форматах. Я хочу рассказать о подходе, который мы стали использовать сравнительно недавно. Рассмотрим пример — презентацию бизнес-плана. Основу бизнес-плана составляет таблица планируемых показателей на пять лет вперед. Таблица является нашей информационной базой, то есть содержит всю основную информацию о проекте. Теперь эту информацию надо интересно и эффектно подать. Для этого нужна презентация. Но таблица (где есть все цифры) должна быть всегда рядом, перед глазами, а слайды презентации должны стать комментариями к строкам таблицы. Вот он — наш главный секрет! Мы строим презентацию, как комментарий к исходной таблице с цифрами. При этом используем три носителя информации. ПЕРВЫЙ, и самый важный: лист бумаги формата А3, на котором распечатана таблица. Слева тонкие линии-сноски ведут к распечатанным здесь же слайдам презентации (или же кадрам DVD-презентации). Появляется зрительная и логическая связь между тем, что говорит и показывает докладчик, и цифрами в таблице. Совмещение форматов усиливает доверие и интерес к проекту. Презентация перестает выглядеть поверхностной, так как в ее основе лежат расчеты, и это видно. Картинки и таблица визуально связаны и взаимно дополняют друг друга. Справа в таблице можно дать текстовые комментарии. Бумажная версия бизнес-плана — ВТОРОЙ и главный документ и источник всей информации. Наконец, сама презентация — ТРЕТИЙ носитель. Она может быть выполнена в Power Point, а может быть в формате DVD — с использованием всех преимуществ анимационной графики. Таблица выглядит примерно так: Таблица нарисована тщательно и аккуратно. В строки 1, 4, 7, 8,12,14 «встроены» графики, наглядно показывающие динамику показателей. Конечно, это очень простая табличка, и в настоящем бизнес-плане строк намного больше. Но принцип тот же. Слева — кадры презентации. Размер презентационных кадров (800 на 600 пикселей) позволяет распечатать их маленькими, и при этом они будут прекрасно читаться. Метод совмещения форматов оказывается чрезвычайно полезен и эффективен. Потому что: У зрителя появляется ощущение вовлеченности и интереса; Презентация существует не сама по себе, а как комментарий к чему-то более основательному, и это основательное зритель держит в руках; Вопросы, возникающие по мере чтения бизнес-плана, комментируются тут же — слайдами презентации и текстовыми блоками. Презентация теперь может быть вполне эффектным продуктом, использовать все доступные нам яркие приемы — и никто не заподозрит нас в желании приукрасить действительность. Потому что презентация занимает свое место — привлекает внимание, вызывает эмоции, объясняет детали. Мы можем себе это позволить, так как предоставили всю имеющуюся у нас информацию — в других форматах. И визуально связали презентацию и печатные материалы. Итак, разноформатность позволяет решить следующие задачи: снять противоречия между «нечитабельностью» перегруженной презентации и желанием сказать и показать много; сделать презентацию глубокой, интересной, запоминающейся и понятной; продемонстрировать уважение к аудитории, профессионализм и серьезность намерений команды; выделить проект из сотен других — неумело и некрасиво поданных проектов.
